Проектирование информационно-технологических систем систем сбора отчетных данных для корпоративных объединений

Проектирование информационно-технологических систем систем сбора отчетных данных для корпоративных объединений Проблема организации сбора различных отчетных данных была, есть и будет актуальной в различных сферах человеческой деятельности. Но особенно важной она является для корпоративных объединений, имеющих отделения во всех районах страны и регулярно собирают через свои местные подразделения отчетные данные, исчисляются миллионами или десятками миллионов документов. К таким корпоративных объединений можно отнести Госкомстат, Налоговую администрацию, Государственный и негосударственные пенсионные фонды, крупные банки, страховые компании и др. Отчетные документы сами по себе являются «документами строгой отчетности» (то есть они должны обязательно регистрироваться при представлении в соответствующее ведомство и при их дальнейшем перемещении).
Вы с нами получите поное споровождение: риэлторское агентство контролирует весь процесс сделки, от организации и проведения, получение денежных средств продавцом и зарегистрированных документов на объект покупателем, вплоть до переездов. Мы не оставляем вас без поддержки даже после оформления.
Общий подход к проектированию информационных технологий сбора различных отчетных данных в корпоративных объединениях, в том числе, банках и страховых компаниях, выбора комплекса методов и средств автоматизации этапов этих технологий, обеспечивающих оптимизацию времени и трудозатрат на формирование электронных версий отчетных документов является актуальным для настоящего.

  • Структура корпоративных объединений Поскольку структура крупных корпоративных объединений в большинстве случаев соответствует иерархической территориально-административной структуре государства, сбор отчетных документов в них обычно проводился (и сейчас проводится) по иерархическому принципу: «первоисточник данных» — район — область — центр, то есть структура системы сбора отчетных данных обычно соответствует структуре корпоративного объединения (хотя в некоторых случаях эти структуры могут отличаться). При этом сбор, регистрация, проверка полноты и корректности данных и начальное обработки первичной отчетности проводятся обычно на районном уровне, на областной уровень передается обобщенная в районах информация, а в центр отправляется информация, обобщенная по областям. Далее подразделения, принимающие отчеты, будем называть получателями, а подразделения, формирующие отчеты — абонентами). Очевидно, что абонентами являются только первоисточника (они формируют отчеты на основании Своих первичных данных), только получателем — центр корпоративного объединения, а подразделения промежуточных уровней есть и абонентами и получателями одновременно. Отчетные данные получателя считаются полными, если они включают отчеты всех его абонентов. Отчетные данные считаются корректными, если они соответствуют правилам корректности отчетных данных, принятых в данном корпоративном объединении.
  • Проектирование информационной технологии сбора отчетных данных Главной целью процесса сбора корпоративным объединением отчетных данных любого типа является формирование центральной компьютерной базы отчетных данных. Но «первоисточник» может готовить отчетные данные как на электронных, так и на бумажных носителях, то есть технология сбора отчетных данных должна обеспечивать формирование электронных версий бумажных отчетных документов до того, как отчеты надо записать в центральную базу отчетных данных. Если прием и передача данных в электронном виде не требует много времени и трудозатрат, то ввод данных с бумажных носителей является одной из наиболее трудовитратних операций. Как было сказано выше, в системах сбора отчетных данных именно на районные подразделения (местные органы корпоративного объединения, уполномоченные на сбор отчетов) ложится основная нагрузка по сбору, регистрации, введению отчетных данных с бумажных форм в компьютер Тахометр, а также проверке полноты и корректности данных. Информационную технологию сбора, регистрации, введения в базу данных, контроля полноты и корректности данных дальше будем называть информационной технологии отработки отчетных данных (имеется в виду только получение электронной базы полных и корректных отчетных данных, обработка которых будет проводиться на последующих этапах). Циклом отработки отчетных данных будем называть процесс формирования полных и корректных электронных версий первичных отчетных документов (в виде баз данных или отдельных файлов), что включает следующие этапы: 1. Подготовка или корректировки первоисточником отчетных документов на том или ином носителе данных; 2. Контроль корректности отчетных документов первоисточником и возвращение к п.1 при обнаружении ошибок; 3. Передача отчетных документов в местный орган по приему отчетов; 4. Регистрация отчетных документов в местном органе по приему отчетов; 5. Введение отчетных данных в базу системы отработки данных местного органа; 6. Контроль корректности введенных отчетных данных и их возвращение первоисточнику при обнаружении ошибок (возврат к п.1); 7. Формирование электронных версий отчетов и их введение в базу отчетов местного органа.
  • Методы подготовки и ввода отчетных данных Для подготовки и ввода отчетных данных используются различные методы и средства, которые можно условно разделить на ручные, механизированные , автоматизированные и автоматични.2.1. Если отчетные данные вносятся первоисточником в стандартные отчетные формы вручную (вписываются от руки), то это ручной метод подготовки отчетных данных; 2.2. Если отчетные данные вносятся первоисточником в отчетные формы с помощью механического или электро-механического устройства, то это механизированный метод подготовки отчетных данных; 2.3. Если подготовка и / или введения в компьютер выполняются человеком для каждого элемента отчетных данных (т. е. с существенной долей ручного труда), то это автоматизированные методы; 2.4. Если данные готовятся и / или вводятся в компьютер в виде массива данных, с минимальным участием человека (например, человек только инициализирует программу подготовки и / или ввода данных, то это автоматические методы;
  • Выбор средств подготовки и ввода отчетных данных Очевидно, что при использовании на всех этапах автоматических методов и средств скорость отработки данных является наиболее высокой, а время и трудозатраты — минимальными. Однако это возможно только при условии полной компьютеризации всех этапов технологии отработки и передачи данных, пока обеспечивается далеко не во всех случаях. Поэтому при проектировании информационных технологий должны быть обеспечены все возможные варианты подготовки и ввода отчетных документов и выбраны следующие методы и средства, обеспечивающие оптимизацию цикла отработки отчетных данных не в идеальном, а в конкретном случае, с учетом возможностей обеспечения определенного уровня автоматизации.
  • Автоматизированные рабочие места для ввода отчетных данных и формирования отчетов Для ввода в память компьютера отчетных данных с рукописных или машинописных бумажных форм часто используются программно-аппаратные комплексы, представляющие собой персональные компьютеры (ПК) с программным обеспечением, ориентированным на введение операторами данных определенного типа. Такие комплексы обычно называют автоматизированными рабочими местами (АРМ) для ввода данных и подготовки отчетов (АРМ подготовки отчетов или АРМ ПО). Экранные формы, выводятся АРМьом на экран ПК, содержат набор полей, соответствующих полям бумажных форм. Поэтому с помощью АРМ ПО можно автоматизировано формировать базу отчетных данных, то есть вводить данные в поля экранной формы непосредственно из бумажной отчетной формы, редактировать их, проводить автоматический контроль корректности и обработки данных, а также формировать базу отчетных данных. Если исходные данные уже были представлены в электронном виде (в виде набора файлов или базы данных), то есть полученные в результате предварительной обработки для подготовки отчета достаточно превратить их (конвертировать) во входной формат, используемый для ввода в базы данных АРМ, а затем инициализировать процесс автоматического ввода. Разработка программы преобразования (конвертора) обычно не вызывает затруднений и производится первоисточником один раз (если не меняются форматы выходных отчетных данных и форматы отчетов), а ввод данных в базу данных АРМ, контроль их полноты и корректности, а также подготовка отчетов проводятся автоматически. При вводе данных с помощью АРМ ПО доля ручного труда остается весьма существенной, что приводит к перегрузкам нервной системы операторов, особенно, если разработчики АРМьа не учитывают эргономических факторов. Как показывает опыт использования подобных АРМьив, производительность труда операторов по введению отчетных данных составляет в среднем от 60 до 200 документов за смену (в зависимости от типа документа). При увеличении объемов отчетных данных существенно повысить производительность труда операторов практически невозможно и необходимо увеличивать количество АРМьив, то есть компьютеров и операторов (если для этого есть возможности). 4.1.1. Комплексы сканирования и распознавания
  • Комментарии запрещены.