Проектирование информационно-технологических систем систем сбора отчетных данных для корпоративных объединений часть 2

В последние годы для ввода отчетных данных с заполненных от руки или машинописным бумажных форм все шире используются оптические сканеры с автоматическими подателями бумаги и системы автоматического распознавания рукописных текстов (OCR / ICR). Современные промышленные сканеры обеспечивают ввод до 200-300 страниц в минуту, а ICR обеспечивают достаточно высокое качество распознавания, верификации (проверка верности распознавания данных), и экспорт результатов в базы данных. Комплексы сканирования и распознавания (КСР) с использованием промышленных сканеров могут включать до 40-50 компьютеров. Процессы сканирования и распознавания происходят автоматически, а верификация результатов распознавания (не всех, а только неуверенно распознанных системой распознавания) проводится автоматизировано оператором-верификатором. Как показывает опыт использования таких систем, один оператор может проверить и откорректировать 500 — 1500 и более документов за смену (в зависимости от типа документов и процента их заполнения). Необходимо особо подчеркнуть принципиальное изменение роли человека (верификатора) в этом процессе по сравнению с ручным вводом: оператор не вводит данные, как при работе с АРМьом, а только проверяет и корректирует неуверенно распознанные данные, и дает возможность существенного повышения производительности труда. Однако эти средства автоматизируют только процесс ввода отчетных данных с бумажных форм и частичной проверки соответствия электронной и бумажной версий данных.
http://flyinsky.ru/directions/SIP
Для проверки полноты и корректности данных и формирования электронных версий отчетов необходимо использование дополнительных программных средств. Кроме того, для использования средств сканирования и распознавания необходимо выполнение ряда условий: — для подготовки отчетных данных должны использоваться специальные бумажные формы, приспособленные к сканированию и автоматического распознавания; — Для обеспечения сканирования, распознавания, верификации и экспорта документов должен быть создан достаточно сложный программно-аппаратный многомашинный комплекс; — Технология сканирования и распознавания должна быть интегрирована в общую информационную технологию подготовки, сбора, обработки и хранения отчетных данных. 5. Оптимизация цикла отработки отчетных данных Трудоемкость выполнения этапов цикла отработки первичных отчетных данных будет существенно зависеть как от формы их представления (на бумажных или электронных носителях), так и от средств автоматизации этапов этого цикла. Очевидно, что чем раньше будет создана корректная электронная версия отчетных документов и чем больше этапов будет выполняться автоматически, тем меньше понадобится итераций по отработке данных и, соответственно, уменьшится трудоемкость. В идеале все этапы должны выполняться автоматически, а процесс отработки — быть линейным (без возвратов для корректировки данных). 5.1. Отработка электронных первичных отчетных данных Для формирования электронной версии отчета первоисточниками обычно используется упомянутый выше АРМ ПО, который обеспечивает и контроль корректности отчетных данных. В качестве примера рассмотрим формирование отчета налогоплательщиком, использующее в своей деятельности современную компьютеризированную бухгалтерскую систему. Обычно такие системы включают средства генерации отчетов в Налоговую администрацию или конверторы в входной формат АРМ ПО. После автоматического ввода данных в базу АРМьу автоматически проверяется корректность данных. Некорректные данные сразу же исправляются. Первоисточнику (налогоплательщику) необходимо только автоматически сформировать отчет и передать его (желательно, по Интернету) в местный орган налоговой администрации. В этом случае трудозатраты на отработку отчетных данных будут минимальны. Если же у первоисточника форуме компьютеризированной бухгалтерской системы (т. е. бухгалтерская отчетность проводится на бухгалтерских бумажных формах), но есть возможность использования АРМ ПО (то есть компьютера и соответствующего программного обеспечения), то с его помощью можно автоматизировано (вручную) ввести отчетные данные из бумажных форм и автоматически провести контроль корректности данных и формирования отчетов. Трудозатраты первоисточника на подготовку отчетов при этом растут, но все равно отчеты формируются первоисточником на электронных носителях, и на их введение в местном органе корпоративного объединения тратится минимум времени. Таким образом, если отчет формируется первоисточником на электронном носителе на основании корректных первичных электронных отчетных данных и передается по электронным каналам связи, то цикл отработки отчетных данных является оптимальным. К сожалению, реализация оптимальных циклов отработки данных возможна далеко не в всех случаях как по причине отсутствия компьютеров и доступа в Интернет в первоисточников данных, так и в связи с ошибками проектирования технологии сбора отчетных данных и средств автоматизации его этапов. Например, если контроль корректности данных не проводится первоисточником и ошибки выявляются в местном органе по приему отчетов (еще хуже, если на более высоких уровнях), то трудоемкость и время отработки данных могут существенно возрасти. 5.2. Отработка бумажных первичных отчетных даних5.2.1. Подготовка отчетов в первоисточника Если в первоисточники нет возможности использования АРМьу, отчет готовится в виде пакета бумажных отчетных документов и кажется в местный орган по приему отчетов, отчетные данные из бумажных документов можно вводить в память компьютера автоматизировано, с помощью АРМ ПО, или с помощью КСР. Автоматизированный ввод с помощью АРМ является очень трудоемким, но АРМ обеспечивает контроль корректности данных и формирования отчетов. Данные в базе АРМ можно ввести автоматически только тогда, когда они представлены в виде файлов определенного формата. Комплекс сканирования и распознавания обеспечивает быстрое автоматическое введение и распознавания данных, подготовку их в виде файлов (фрагментов баз данных) стандартного для этого комплекса формата, но для контроля корректности данных и формирования отчетов необходимы дополнительные средства. На основании вышеизложенного можно сделать вывод о целесообразности интеграции комплекса сканирования и распознавания (для автоматического ввода данных и подготовки файла отчетных данных) с АРМ подготовки отчетов (для контроля корректности данных и формирования электронных версий отчетов). Подобная интегрированная система отработки данных будет обеспечивать: — автоматический ввод в память компьютера образов бумажных отчетных документов с помощью оптических сканеров; — Автоматическое распознавание образов документов с помощью системы автоматического распознавания; — Автоматизированную верификации результатов распознавания; — Автоматическое формирование результатов распознавания в виде файлов; — Автоматический ввод данных с сформированных файлов данных в АРМ подготовки отчетов; — Автоматический контроль корректности данных; — Автоматическое формирование отчетов. В процессе отработки данных с помощью описанного комплекса могут быть получены как корректные электронные версии отчетов (которые сразу записываются в базу отчетных данных), так и обнаруженные некорректные данные, которые могут быть исправлены только первоисточником. Последние фиксируются в протоколе ошибок и отправляются первоисточнику на поправку. В результате обеспечивается запись в базу отчетных данных (и в базы отчетов более высоких уровней) только совершенно корректных отчетных данных (в соответствии с правилами контроля корректности, реализованных в АРМ подготовки отчетов). Проведение исследования позволяет сделать следующие выводы 1. Разработаны принципы построения типовой информационной технологии подготовки, сбора, введения в базу данных, контроля полноты и корректности отчетных данных в корпоративных объединениях (информационной технологии отработки отчетных данных); 2. Выбрано методы и средства, обеспечивающие комплексную автоматизацию подготовки электронных версий отчетов; 3. Предложена структура интегрированного комплекса сканирования, распознавания и формирования электронных версий отчетов, обеспечивает возможность быстрого обработки и формирования корректных версий отчетов, представленных как на электронных, так и на бумажных носителях.

Комментарии запрещены.